טיפים לבחירת תוכנת הנהלת חשבונות

הנהלת החשבונות היא אחד הצדדים החשובים והמהותיים ביותר בהתנהלותו של כל עסק, ועשויה בהחלט לעשות את ההבדל בין עסק מצליח ומשגשג לבין עסק כושל.

הנהלת החשבונות מהווה את לב ליבו של הפן המנהלי – פיננסי של העסק, ולכן האופן בו היא מנוהלת הוא חשוב מאין כמוהו.

על מנת לבצע באופן חכם, נכון ומוצלח את הנהלת החשבונות של העסק, חשוב להעסיק כמובן מנהל/ת חשבונות מנוסים ומוסמכים. אך מעבר לכך, קיימים עזרים רבים אשר עשויים לסייע ולהקל משמעותית על עבודתו של מנהל החשבונות. אחד העזרים היעילים והמוצלחים ביותר הוא תוכנת הנהלת חשבונות, אשר מפשטת את העבודה, ומעלה משמעותית את הסיכויים שהכול ינוהל חלק ובאופן יעיל. להלן כמה טיפים ונקודות מרכזיות לשים עליהן דגש בנוגע לתוכנת הנהלת חשבונות מוצלחת:

• שפה – עסקים רבים עובדים מול גורמים שונים בחו"ל (ספקים, לקוחות, שותפים עסקיים וכד'). על כן, פעמים רבות עולה הצורך בתיאום הקשור להנהלת החשבונות בין גורמים שונים אשר דוברים שפות שונות. התוכנות המתקדמות של ימינו להנהלת חשבונות מכילות יותר משפה אחת (בדרך כלל השפה השנייה תהיה אנגלית. במידה והעסק שלכם עובד מול מדינות דוברות שפות אחרות, כדאי לברר על תוכנת הנהלת חשבונות המכילה גם את השפה הנדרשת..). כך ניתן לבצע תיאומים מיידיים, ולהעביר אינפורמציה רלבנטית מגורם לגורם, בלי לבזבז זמן יקר על תרגום והסברים מילוליים. כאמור, במידה ואתם רוכשים תוכנת הנהלת חשבונות, וודאו כי היא מכילה את כל השפות הרלבנטיות עבור העסק שלכם.

 

• ייצוא נתונים – חשוב מאוד לוודא כי פונקצית יצוא הנתונים מתוכנת הנהלת החשבונות שלכם לתוכנות בהן נעשה שימוש נרחב דוגמת וורד, אקסל או חשבשבת, מתפקדת כראוי. במהלך ניהול החשבונות השוטף, נדרשת העברה של נתוני הנהלת חשבונות לגורמים רבים ולמטרות שונות, ועל כן רצוי מאוד לוודא כי תוכנת הנהלת החשבונות שלכם יודעת לייצא נתונים בלי בעיה.

 

• המרות מט"ח – בדומה לשפות השונות, חשוב מאוד לוודא כי תוכנת הנהלת החשבונות של העסק מסוגלת לבצע המרות מט"ח באופן מיידי ושוטף. פונקציה זו חשובה במיוחד עבור עסקים בתחום היבוא/יצוא, אך כדאי שתהיה זמינה בכל עסק.

 

• אבטחת מידע – פן חשוב נוסף של תוכנת הנהלת חשבונות הוא מידת האבטחה והדיסקרטיות המובטחת לעסק בעקבות השימוש בתוכנה זו. פרצות מידע הן דבר נפוץ ומסוכן בעולם העסקי הממוחשב של ימינו, ועל כן חשוב לוודא כי אתם רוכשים תוכנה בעלת הגנות מידע איתנות ויעילות.

 

• ממשק ידידותי – אחד הדברים החשובים ביותר בכל תוכנה, ובטח ובטח בתוכנה בה נעשה שימוש יום יומי במהלך ניהולו השוטף של העסק. ההבדל בין תוכנת הנהלת חשבונות בעלת ממשק נוח וידידותי למשתמש, לבין כזו בעלת ממשק לא ידידותי, עשוי לבוא לידי ביטוי בהרבה עצבים, וחשוב מכך – בהרבה זמן אשר ייחסך לכם במידה ורכשתם תוכנה ידידותית למשתמש.

 

לסיכום, תוכנת הנהלת חשבונות טובה ויעילה היא בגדר חובה עבור כל עסק, קטן כגדול. שימו דגש על הנקודות לעיל כאשר אתם בוחרים תוכנת הנהלת חשבונות לעסק שלכם, וחסכו לעצמכם הרבה זמן וכאב ראש…