טיפ 1 | מחשבות על קורונה | יולי 2020

 

ארגז הכלים הנדרש למשרד מייצג מצליח בעידן החדש

 

המאמר הזה נכתב כשהסיבוב השני של הקורונה מתרגש עלינו, הסגר הנורא נמצא (אולי..) במרחק של כמה ימים ותחושת ההלם שאפיינה את הגל הראשון במרץ-אפריל הופכת לדכדוך כללי.

בתור אנשי מקצוע שחיים ונושמים (..וגם מתפרנסים) ממשרדי מייצגים ניסינו להבין, לחזות לאן הולך שוק המייצגים, מהם ההתאמות והשינויים שאנו צפויים לחוות ואיך העולם הכל כך אינטנסיבי הזה הולך להראות בעוד שנה או שנתיים, רגע אחרי שמשבר הקורונה יחלוף.

במאמר שלפניכם הכנו עבורכם את ארגז הכלים הנדרש למשרד מייצג מצליח בעידן החדש.

בלי הקדמות מיותרות, הנה 5 הכלים המרכזיים שלהערכתנו יהוו את הבסיס למשרד מייצג מצליח:

 

מקצוענות

מדהים באיזה מהירות יכולה להפוך שיחה על מענק של 1000 ₪ למונולוג רגשני של הלקוח שלכם על המצב העסקי, הכלכלי והאישי.
המצב הנוכחי גרם לכך שהלקוחות רואים אתכם כמייצגים של המצב, המדינה, הממשלה וכמשענת לשעת מצוקה. אמפתיה היא בהחלט מיומנות נדרשת בשעתם הקשה של הלקוחות שלכם, אך היכולת לקחת את השיח למקום המקצועי ולהגדיר את גבולות הדיון חשובה לא פחות. מיותר לומר שה capacity שלכם הן ברמת ניהול הזמן והן התמחור לא מאפשרת שיחות עומק ומעבר לכך חשוב, בטח לטווח הארוך לשמור על המיצוב שלכם כגורם מקצועי, שלא לומר חוט מקשר בין הרשויות לבין הלקוח. היכולת לנתב את הקשר עם הלקוחות למקום המקצועי, חשבונאי הוא אבן היסוד הראשונה בעיצוב המשרד שלכם.

 

יעילות

האתגר לנהל משרד רווחי ברמות תמחור נמוכות לא פשוט גם בימים כתיקונם, אז מה עושים כשהמדינה הופכת אתכם ביום אחד ללשכת שרות לבצוע מענקי קורונה? איך לנהל אופרציה מורכבת, מלאת פרטים, עתירת עבודה כשהיקף המשימות גדל משמעותית וההכנסות במקרה הטוב יציבות יחסית.
אנו חושבים כי בדיוק זה הזמן לרכז מאמץ וזמן בחשיבה ותכנון של תהליכי עבודה במשרד, לאמץ כלים ומערכות שחוסכים זמן עבודה ולנהל את הבצוע בצורה מדידה. על פי הערכתנו 15% חסכון בזמן עבודה על תיק מגדיל את הרווחיות של המשרד בכ-50%.

 

גמישות

בעולם העסקי, מייצגים נחשבים כאנשים שמרנים, בין אם אתם מסכימים להכללה הזו או שחושבים שמדובר בדעה קדומה, כדאי להסתכל רגע מסביב ולהבין שהעולם התעסוקתי השתנה לתמיד, או לפחות לשנים הקרובות. עובד שמגיע לעבודה חולה הוא כבר לא משקיען אלא חסר אחריות, שטחי משרדים מצטמצמים ו zoom שהיה נחלת ארגונים בינלאומיים הפך זמין כמעט כמו שיחת טלפון רגילה. בעולם העבודה כבר נתנו לזה שם – ניהול היברידי.
אנחנו חושבים שנכון להתחיל לאמץ את העקרונות של הגישה החדשה הזו, ועדיף מוקדם ממאוחר ומזכירים שבמיוחד המשרדים שלנו פגיעים במיוחד לאירועי בידוד וסגר, מי כמונו יודע שאת פקיד השומה ומשרד מע"מ לא מעניין מה מצב העובדים שלנו, הם דורשים את הגשת הדוחות בזמן.

 

אופטימיות

בתקופת השיא להסגר הקודם נשקלה האפשרות לאסור אנשים אופטימיים בשל הפרעה לסדר הציבורי. אנחנו שוכחים שבמדינה המעט מוטרפת שלנו אופטימיות היא מצרך נדרש גם בימי שיגרה ומבינים שדווקא בתקופה כזאת שבהם בעלי העסקים נושאים אליכם עיניים, תקווה היא לא ערך אלא כלי עבודה. היכולת שלנו להעביר את התחושה שגם התקופה הזאת תעבור, שהחיים יחזרו למסלול תקין הופכת אותנו מנותני שרות למובילי דעה, מנהיגים שמתווים את הדרך, מסמנים את האור שבקצה המנהרה. מדובר בתפקיד לא פשוט, אולי לא טבעי אך כזה שמגדיר מחדש את המקום שלנו בתוך האקוסיסטם שבו אנו פועלים.

 

כנות

הוכח במחקרים רבים כי כנות היא אחת המיומנויות האפקטיביות ביותר להצלחה עסקית. אין ספק שהרבה יותר קשה לדבוק בה בשעת משבר, כשהעובדים נושאים עיניים ותוהים לגבי המשך העבודה שלהם, או כשלקוח שואל אתכם מה אתם חושבים לגבי העסק שלו. כנות מתחילה בהתייחסות של כל אחד מאתנו מול עצמו וכלפי הסביבה האינטימית שלו, זה בסדר גמור לומר ".. אני לא יכול לשאת יותר עוד שיחה טלפון אחת מלקוח" או להסביר ללקוח ששום מענק קורונה לא יציל את העסק שלו שמדשדש כבר שנים. כנות מאפשרת לכל אחד מאתנו להסביר ללקוח שגם בתקופה קשה צריך לשלם שכר טרחה, כי גם אתם עסק בתקופת קורונה ולהגדיל את הדרישות מהעובדים כי גם מכם נדרש עכשיו הרבה יותר.

 

בניגוד לכותרת המאמר, החיים כאן ממש לא רגילים בתקופה האחרונה, למען האמת יש במציאות הנוכחית מאפיינים כמעט הזויים. האם אנחנו חושבים שהאסטרטגיה הנכונה לתקופה הזאת היא להתעלם מהמצב והאירועים בחוץ? לא ממש. אנחנו מרגישים שבמציאות הנוכחית, תפקידנו לעשות את הכי טוב שאנחנו יכולים, הפרעות יהיו תמיד ואלו שיצליחו הם אלו שיבצעו את ההתאמות והשינויים המתאימים למצב, במהירות ובמדויק.